RESOLUCIÓN A.1188(33)

1.1.1 El Código internacional de gestión de la seguridad operacional del buque y la prevención de la contaminación (Código internacional de gestión de la seguridad (IGS)) fue adoptado por la Organización mediante la resolución A.741(18) y adquirió carácter obligatorio con la entrada en vigor, el 1 de julio de 1998, del capítulo IX del Convenio SOLAS titulado «Gestión de la seguridad operacional de los buques». El Código IGS constituye una norma internacional para la gestión y la explotación de los buques en condiciones de seguridad y la prevención de la contaminación.

1.1.2 El Código IGS exige que las compañías establezcan objetivos de seguridad tal como se describen en la sección 1.2 (Objetivos) y, además, que elaboren, implanten y mantengan un sistema de gestión de la seguridad que incluya las prescripciones de orden funcional enumeradas en su sección 1.4 (Prescripciones de orden funcional aplicables a todo sistema de gestión de la seguridad).

1.1.3 La aplicación del Código IGS debería respaldar y favorecer el desarrollo de una cultura de la seguridad en el sector del transporte marítimo. Los factores que determinarán el éxito del desarrollo de esa cultura que fomenta la seguridad y la protección ambiental son, entre otros, la dedicación, los principios y las convicciones, así como la claridad del sistema de gestión de la seguridad.

1.2.1 Para garantizar unas normas adecuadas de seguridad y de prevención de la contaminación, es necesario organizar debidamente la gestión, tanto en tierra como a bordo. Esto requiere un planteamiento sistemático de la gestión por parte de las personas que tienen a su cargo la gestión de los buques. Los objetivos de la aplicación obligatoria del Código IGS son:

• .1 garantizar el cumplimiento de las normas y reglas obligatorias relativas a la seguridad operacional de los buques y la protección del medio ambiente; y
• .2 garantizar que las Administraciones implantan y hacen cumplir de manera eficaz dichas normas y reglas.

1.2.2 La labor de las Administraciones relativa a garantizar el cumplimiento eficaz ha de incluir la verificación de que el sistema de gestión de la seguridad cumple los requisitos estipulados en el Código IGS, así como la verificación del cumplimiento de las normas y reglas obligatorias.

1.2.3 La aplicación obligatoria del Código IGS debería garantizar, respaldar y favorecer que se tengan en cuenta los códigos, directrices y normas aplicables recomendados por la Organización, las Administraciones, las sociedades de clasificación y las organizaciones del sector marítimo.

1.3.1 Incumbe a la Administración verificar el cumplimiento de las prescripciones del Código IGS y expedir documentos de cumplimiento a las compañías y certificados de gestión de la seguridad a los buques.

1.3.2 El Código para las organizaciones reconocidas (Código OR) (resoluciones MSC.349(92)/MEPC.237(65)), que ha adquirido carácter obligatorio en virtud de la regla X-1/1 del Convenio SOLAS, y el Código para la implantación de los instrumentos de la OMI (Código III), adoptado por la Organización mediante la resolución A.1070(28), cuyo uso ha adquirido carácter obligatorio en virtud de la regla XIII/2 del Convenio SOLAS, son de aplicación cuando las Administraciones autorizan oficialmente a organizaciones a que expidan en su nombre los documentos de cumplimiento y los certificados de gestión de la seguridad.

Las expresiones utilizadas en las presentes directrices revisadas tienen el mismo significado que las que figuran en el Código IGS.

Las presentes directrices revisadas establecen los principios básicos para:

• .1 la verificación de que el sistema de gestión de la seguridad de una compañía responsable de la explotación de buques, o el sistema de gestión de la seguridad del buque o buques controlados por la compañía, cumplen las disposiciones del Código IGS;
• .2 llevar a cabo la verificación provisional, inicial, anual o de renovación del documento de cumplimiento y para la verificación o verificaciones provisionales, iniciales, intermedias y de renovación del certificado de gestión de la seguridad y la expedición o el refrendo de los documentos correspondientes; y
• .3 el alcance de la verificación adicional.

3.1.1 Para cumplir las prescripciones del Código IGS, las compañías deberían elaborar, implantar y mantener un sistema de gestión de la seguridad documentado que garantice la implantación de sus principios de seguridad y protección del medio ambiente. Los principios de la compañía deberían incluir los objetivos definidos en el Código IGS.

3.1.2 Las Administraciones deberían verificar el cumplimiento de las prescripciones del Código IGS determinando:

• .1 si el sistema de gestión de la seguridad de la compañía se ajusta a las prescripciones del Código IGS; y
• .2 si el sistema de gestión de la seguridad garantiza que se cumplen los objetivos definidos en el párrafo 1.2.3 del Código IGS.

3.1.3 Puede que sea necesario elaborar criterios de evaluación para determinar si los componentes del sistema de gestión de la seguridad se ajustan o no a las prescripciones del Código IGS. Se recomienda a las Administraciones que eviten en lo posible formular criterios en forma de soluciones basadas en sistemas de gestión prescriptivos. Los criterios de evaluación en forma de disposiciones prescriptivas pueden tener el efecto de que la gestión de la seguridad en el ámbito de la navegación consista en que las compañías apliquen soluciones elaboradas por terceros, de modo que a una compañía pueda resultarle difícil elaborar las soluciones que más convengan a dicha compañía, tipo de operaciones o buque. Por consiguiente, las operaciones particulares deberían ser específicas del buque y reflejarse plenamente en los manuales, procedimientos e instrucciones.

3.1.4 Así pues, se recomienda a las Administraciones que se cercioren de que estas evaluaciones se basan en la determinación de la eficacia del sistema de gestión de la seguridad por lo que se refiere a alcanzar los objetivos especificados, en vez de en la conformidad con prescripciones pormenorizadas adicionales a las del Código IGS, a fin de reducir la necesidad de elaborar criterios para facilitar la evaluación del cumplimiento del Código por las compañías.

En el párrafo 1.2.2 del Código IGS se definen los objetivos generales de la gestión de la seguridad. La labor de verificación debería ayudar y alentar a las compañías a lograr tales objetivos, que ofrecen una orientación clara a las compañías para elaborar elementos de los sistemas de gestión de la seguridad conformes con el Código IGS. No obstante, y dado que la idoneidad del sistema de gestión de la seguridad para alcanzar estos objetivos no puede determinarse más allá de si el sistema de gestión de la seguridad cumple las prescripciones del Código IGS, no deberían servir de base para formular interpretaciones detalladas que se utilicen para verificar si se cumplen o no las prescripciones del Código.

3.3.1 El criterio principal que debería regir la elaboración de las interpretaciones necesarias para evaluar el cumplimiento de las prescripciones del Código IGS debería ser la capacidad del sistema de gestión de la seguridad para cumplir las prescripciones específicas dispuestas en el Código IGS en lo que respecta a las normas concretas de seguridad y prevención de la contaminación. Las normas específicas de seguridad y protección del medio ambiente se enuncian en el párrafo 1.2.3 del Código IGS.

3.3.2 Todos los registros que puedan facilitar la verificación del cumplimiento del Código IGS deberían poder ser examinados durante una inspección, lo que puede incluir los registros de las tareas delegadas en relación con el sistema de gestión de la seguridad. A tal efecto, la Administración debería asegurarse de que la compañía facilita a los auditores los registros reglamentarios y de clasificación correspondientes a las medidas adoptadas por la compañía con objeto de garantizar que se mantiene el cumplimiento de las normas y reglas obligatorias. A este respecto, los registros pueden examinarse para confirmar su autenticidad y veracidad.

3.3.3 Algunas de las prescripciones obligatorias pueden no estar sujetas a los reconocimientos reglamentarios o de clasificación, por ejemplo:

• .1 el mantenimiento del estado del buque y de su equipo, en el lapso entre reconocimientos; y
• .2 determinadas prescripciones operacionales.

3.3.4 En esos casos, a fin de garantizar el cumplimiento del Código IGS y disponer de las pruebas objetivas necesarias para la verificación, pueden exigirse disposiciones específicas, tales como:

• .1 instrucciones y procedimientos documentados;
• .2 documentación de la verificación de las operaciones diarias realizada por oficiales superiores, cuando sea pertinente, para garantizar el cumplimiento; y
• .3 historiales pertinentes de los buques que está explotando la compañía, por ejemplo, los informes de supervisión por el Estado de abanderamiento, el Estado rector del puerto, la asignación de clase y los informes sobre accidentes.

3.3.5 La verificación del cumplimiento de las normas y reglas obligatorias, que forma parte de la certificación prevista en el Código IGS, no supone ni una duplicación ni una sustitución de los reconocimientos requeridos para expedir otros certificados marítimos. La verificación del cumplimiento del Código IGS no exime de sus responsabilidades a la compañía, al capitán ni a cualquier otra entidad o persona que participe en la explotación o la gestión del buque.

3.3.6 Las Administraciones deberían cerciorarse de que la compañía:

• .1 ha tenido en cuenta las recomendaciones del párrafo 1.2.3.2 del Código IGS al establecer y mantener el sistema de gestión de la seguridad; y
• .2 ha elaborado procedimientos para garantizar que las recomendaciones se apliquen tanto en tierra como a bordo.

4.1.1 El proceso de certificación relativo a la expedición de un documento de cumplimiento a nombre de una compañía y de un certificado de gestión de la seguridad a nombre de un buque comprenderá por regla general las siguientes etapas:

• .1 verificación provisional;
• .2 verificación inicial;
• .3 verificación anual o intermedia;
• .4 verificación de renovación; y
• .5 verificación adicional.

4.1.2 Estas verificaciones se realizan, a petición de la compañía, ya sea por la Administración o por la organización reconocida por la Administración para ejercer funciones de certificación en relación con el Código IGS, o a petición de la Administración por otro Gobierno Contratante del Convenio SOLAS. Las verificaciones incluirán una auditoría del sistema de gestión de la seguridad.

4.2.1 La certificación provisional puede expedirse en determinadas condiciones especificadas en el Código IGS y debería facilitar la implantación de un sistema de gestión de la seguridad.

4.2.2 La compañía debería solicitar la certificación provisional a la Administración.

4.2.3 El proceso de la verificación provisional para la expedición de un documento provisional de cumplimiento efectuada por la Administración requeriría una evaluación en las oficinas de la compañía, de conformidad con lo dispuesto en el párrafo 14.1 del Código IGS.

4.2.4 Una vez que se ultime satisfactoriamente la evaluación del sistema de gestión de la seguridad en tierra, pueden iniciarse las medidas o la planificación para la evaluación de los buques pertinentes de la compañía.

4.2.5 La Administración debería realizar el proceso de verificación provisional del buque para garantizar que el buque cuenta con un sistema de gestión de la seguridad, de conformidad con lo dispuesto en el párrafo 14.4 del Código IGS.

4.2.6 Una vez que se ultime satisfactoriamente la verificación provisional, se expedirá un documento de cumplimiento provisional a la compañía, del cual esta debería facilitar copias a todas las instalaciones en tierra y a cada buque pertinente de la flota de la compañía. Cuando se evalúe un buque y se le expida un certificado de gestión de la seguridad provisional, también debería remitirse una copia a la oficina central de la compañía.

4.3.1 La compañía debería solicitar a la Administración la certificación prevista en el Código IGS.

4.3.2 La evaluación del sistema de gestión en tierra efectuada por la Administración requeriría evaluar las oficinas donde se lleva a cabo dicha gestión y posiblemente otras dependencias que puedan llevar a cabo las tareas del sistema de gestión de la seguridad que se le hayan delegado, de acuerdo con la organización de la compañía y las funciones desempeñadas en las distintas dependencias.

4.3.3 Una vez que se ultime satisfactoriamente la evaluación del sistema de gestión de la seguridad en tierra, pueden iniciarse las medidas o la planificación para la evaluación de los buques de la compañía.

4.3.4 Una vez que se ultime satisfactoriamente la evaluación, se expedirá un documento de cumplimiento a la compañía, del que deberían facilitarse copias a cada una de las instalaciones en tierra y a cada buque de la flota de la compañía. Cuando se evalúe un buque y se le expida un certificado de gestión de la seguridad, también debería remitirse una copia a la oficina central de la compañía.

4.3.5 En el caso de que sea una organización reconocida la que expida los certificados, también debería enviarse copia de todos los certificados a la Administración.

4.3.6 Las auditorías de gestión de la seguridad de las compañías y de los buques constarán de las mismas etapas básicas. El objetivo es verificar que la compañía o el buque cumplen las prescripciones del Código IGS. Tales auditorías incluyen:

• .1 la verificación de que el sistema de gestión de la seguridad de la compañía cumple las prescripciones del Código IGS, con pruebas objetivas que demuestren que el sistema de gestión de la seguridad de la compañía lleva en vigor tres meses como mínimo, y que desde hace por lo menos tres meses se aplica un sistema de gestión de la seguridad a bordo de, como mínimo, un buque de cada tipo que explote la compañía; y
• .2 la verificación de que el sistema de gestión de la seguridad garantiza el cumplimiento de los objetivos definidos en el párrafo 1.2.3 del Código IGS. Esto incluye la verificación de que el documento de cumplimiento de la compañía responsable de la explotación del buque es aplicable a ese tipo determinado de buque, y una evaluación del sistema de gestión de la seguridad a bordo, a fin de verificar que este cumple las prescripciones del Código IGS y que se aplica. Se debería disponer de pruebas objetivas que demuestren que el sistema de gestión de la seguridad de la compañía se ha aplicado eficazmente durante tres meses como mínimo a bordo del buque y en tierra, pruebas que incluirán, entre otras cosas, registros de la auditoría interna llevada a cabo por la compañía.

4.4.1 Para mantener la validez del documento de cumplimiento, se harán auditorías anuales de la gestión de la seguridad, que deberían incluir el examen de los registros obligatorios y de clasificación presentados por lo menos con respecto a un buque de cada tipo al que se aplique el documento de cumplimiento para verificar que están en regla. La verificación anual abarcará todos los elementos del sistema de gestión de la seguridad y las actividades a las que se aplican las prescripciones del Código IGS. El propósito de tales auditorías es comprobar la eficacia del funcionamiento del sistema de gestión de la seguridad y asegurarse de que cualquier modificación de dicho sistema cumple las prescripciones del Código IGS.

4.4.2 La verificación anual se efectuará dentro de los tres meses anteriores y posteriores a cada fecha de vencimiento anual del documento de cumplimiento.

4.4.3 Cuando la compañía cuente con más de una dependencia en tierra y/o delegue tareas relacionadas con los sistemas de seguridad, debería hacerse todo lo posible para evaluarlas todas, en el marco de las evaluaciones anuales, durante el periodo de vigencia del documento de cumplimiento.

4.4.4 Durante la verificación anual, las Administraciones deberían verificar si la compañía está explotando todos los tipos de buques que figuran en el documento de cumplimiento. Deberían adoptarse las medidas oportunas si la compañía ha dejado de explotar un tipo particular de buque.

4.5.1 Para mantener la validez del certificado de gestión de la seguridad, deberían realizarse auditorías intermedias de la gestión de la seguridad. La verificación intermedia abarcará todos los elementos del sistema de gestión de la seguridad y las actividades a las que se aplican las prescripciones del Código IGS. El objetivo de estas auditorías es comprobar la eficacia del funcionamiento del sistema de gestión de la seguridad, y cerciorarse de que toda modificación de dicho sistema cumple las prescripciones del Código IGS. En ciertos casos, sobre todo durante el periodo inicial de funcionamiento del sistema de gestión de la seguridad, la Administración puede considerar necesario aumentar la frecuencia de las verificaciones intermedias. Además, la naturaleza de los casos de incumplimiento que se detecten puede constituir una razón para aumentar la frecuencia de las verificaciones intermedias.

4.5.2 Si solo se realiza una verificación intermedia, esta debería tener lugar entre el segundo y el tercer vencimiento anual del certificado de gestión de la seguridad.

Las verificaciones de renovación se efectuarán antes de que caduque el documento de cumplimiento o el certificado de gestión de la seguridad. La verificación de renovación abarcará todos los elementos del sistema de gestión de la seguridad y las actividades a las que se aplican las prescripciones del Código IGS. La verificación de renovación se puede realizar desde tres meses antes de la fecha de caducidad del documento de cumplimiento o del certificado de gestión de la seguridad, y debería concluir antes de dicha fecha.

4.7.1 La Administración podrá, cuando tenga motivos fundados, exigir una verificación adicional para comprobar que el sistema de gestión de la seguridad sigue funcionando eficazmente. Podrán llevarse a cabo verificaciones adicionales tras situaciones que se salgan de los procedimientos rutinarios. Entre este tipo de situaciones cabe citar las detenciones en el marco de la supervisión por el Estado rector del puerto, la reactivación tras la interrupción de las operaciones debido a un periodo en que el buque esté fuera de servicio o para verificar que se han adoptado medidas correctivas eficaces y/o se han implantado cabalmente. Las verificaciones adicionales pueden afectar a la organización en tierra y/o al sistema de gestión a bordo. La Administración debería determinar el alcance y la profundidad de la verificación, que podrá variar según el caso. Deberían ultimarse las verificaciones adicionales dentro del plazo acordado teniendo en cuenta las directrices elaboradas por la Organización. La Administración debería dar seguimiento a los resultados de la verificación y adoptar las medidas oportunas, según sea necesario.

4.7.2 Una vez concluida satisfactoriamente la evaluación a bordo, debería refrendarse el certificado de gestión de la seguridad en lo que respecta a la verificación adicional.

4.8.1 Los procedimientos para las auditorías de la gestión de la seguridad descritos a continuación incluyen todos los pasos pertinentes de todas las verificaciones, aun cuando el alcance de las auditorías de las verificaciones provisionales y adicionales sea diferente del de las verificaciones iniciales, anuales, intermedias y de renovación.

4.8.2 En circunstancias extraordinarias fuera del control de las partes, como catástrofes naturales, conflictos bélicos, brotes pandémicos/epidémicos, huelgas, disturbios, delitos o cambios jurídicos repentinos, que impidan la auditoría presencial, aunque las partes hayan adoptado todas las medidas razonables para realizar la auditoría, se podrá considerar el uso de métodos de auditoría a distancia, como se describe en la norma ISO 19011:2018: Guidelines for auditing management systems (Directrices para la auditoría de sistemas de gestión), y en la norma IAF MD 4:2018: IAF Mandatory document for the use of information and communication technology (ICT) for auditing/assessment purposes (Documento obligatorio de la IAF para el uso de tecnologías de la información y la comunicación (TIC) con fines de auditoría/evaluación), con el fin de aplazar las auditorías periódicas con miras a permitir que el buque complete su travesía hasta el puerto en el que vaya a verificarse, o para el seguimiento de verificaciones adicionales, siempre que la Administración de abanderamiento realice una evaluación «caso por caso». En tales circunstancias, las auditorías a distancia, en caso de ser autorizadas, deberían limitarse a la expedición de un certificado provisional, si es aplicable, o a un certificado con una validez no superior al tiempo necesario para que la auditoría se realice de manera presencial y, en cualquier caso, en un plazo no superior a seis (6) meses.

4.8.3 Hasta que la Organización elabore orientaciones sobre las evaluaciones y aplicaciones de los reconocimientos a distancia, esta evaluación «caso por caso» debería, como mínimo, tener en cuenta aspectos tales como;

• .1 el tipo y la edad del buque, el historial de seguridad y cumplimiento del buque y de la compañía, incluidos la evaluación de los sistemas de gestión de la seguridad y el rendimiento de la supervisión por el Estado rector del puerto;
• .2 la justificación documentada del recurso a métodos a distancia, como las circunstancias excepcionales descritas en 4.8.2 que no permiten la presencia física de un auditor a bordo del buque o en la compañía;
• .3 el alcance de la auditoría a distancia, teniendo en cuenta las actividades del sistema de gestión de la seguridad (SMS) que podrían verificarse a distancia para comprobar el cumplimiento de las prescripciones del Código IGS, con el fin de alcanzar el mismo nivel de garantía de la seguridad y cumplimiento en comparación con las auditorías presenciales. Las demás actividades del SMS que no se puedan verificar a distancia deberían comprobarse mediante auditorías in situ. Aunque es probable que las auditorías a distancia no sean una alternativa absoluta a las observaciones de los auditores sobre el estado y la implantación de los procedimientos de los sistemas de gestión de la seguridad, incluidas las actividades a bordo que son parte esencial de las auditorías de gestión de la seguridad a bordo de los buques, es necesario determinar en qué medida podrían aplicarse;
• .4 la consulta con la Administración de abanderamiento en caso de que la auditoría haya sido delegada a una organización reconocida (OR) para la revisión y aceptación del procedimiento de la OR para las auditorías a distancia, la coordinación de las auditorías y para las instrucciones para la ejecución y notificación de dicha auditoría a distancia y para su verificación y validación mediante una auditoría presencial;
• .5 las prescripciones y la disponibilidad de dispositivos para la aplicación de métodos de auditoría a distancia, como el uso de tecnologías de la información y la comunicación (TIC) y el uso obligatorio de audio y video bidireccional u otros medios de comunicación alternativos, el intercambio de documentos que, cuando sea necesario, puedan garantizar la confidencialidad y la protección de la información, la protección de datos, etc.;
• .6 las funciones y la responsabilidad de las partes implicadas, en particular el personal que participa en las actividades presenciales de la auditoría a bordo del buque, a la hora de recopilar y aportar pruebas sobre el estado del buque y sobre la implantación del SMS, con la debida consideración de las disposiciones adecuadas para abordar cualquier posible problema de imparcialidad y responsabilidad del personal implicado. A este respecto, no se modificará el actual régimen de responsabilidad que regula las auditorías entre las obligaciones de las Administraciones de abanderamiento, las organizaciones reconocidas y las compañías;
• .7 la formación del personal que participa en las actividades presenciales de la auditoría a bordo del buque y toda cualificación adicional de los auditores que realizan las auditorías a distancia;
• .8 el suministro de información y pruebas al auditor para confirmar el alcance de la auditoría y el cumplimiento de las prescripciones del Código IGS, tales como registros de audio y video, registros fotográficos, declaraciones del capitán y/o del miembro o miembros de la tripulación, diario de navegación del buque, informes de los proveedores de servicios, registros, etc.; y
• .9 las prescripciones de notificación y la transparencia de la información sobre los métodos empleados en el estado del buque, indicando que la auditoría se ha realizado a distancia.

4.8.4 En circunstancias normales, debería aplicarse lo siguiente:

• .1 para las auditorías a bordo, se puede considerar el uso de métodos de auditoría a distancia para actividades específicas del SMS de acuerdo con las Directrices para realizar auditorías previstas en el Código IGS a distancia que elaborará la Organización, siempre que se garantice el mismo nivel de seguridad y garantía que el de las auditorías in situ que cuentan con la presencia física de un auditor. En todo caso, las auditorías iniciales, intermedias, de renovación y adicionales a bordo no deberían sustituirse totalmente por auditorías a distancia; y
• .2 en el caso de auditorías de las compañías, se puede considerar el uso de métodos de auditoría a distancia de acuerdo con las Directrices para realizar auditorías previstas en el Código IGS a distancia que elaborará la Organización.

4.9.1 La compañía debería presentar una solicitud de auditoría a la Administración o a la organización reconocida por la Administración para expedir el documento de cumplimiento o el certificado de gestión de la seguridad en su nombre.

4.9.2 La Administración o la organización reconocida debería nombrar posteriormente al auditor principal y, si procede, al equipo de auditores.

Para planificar la auditoría, el auditor debería examinar el manual de gestión de la seguridad con objeto de comprobar que el sistema de gestión de la seguridad es adecuado para cumplir las prescripciones del Código IGS. Si el examen indica que el sistema no es adecuado, habrá que aplazar la auditoría hasta que la compañía haya tomado medidas correctivas.

4.11.1 El auditor debería examinar los correspondientes historiales de seguridad de la compañía y tenerlos en cuenta al preparar el plan de auditorías, por ejemplo, los informes de supervisión por el Estado de abanderamiento, el Estado rector del puerto, la asignación de clase y los informes sobre accidentes.

4.11.2 El auditor principal designado debería ponerse en contacto con la compañía y elaborar un plan para la auditoría.

4.11.3 El auditor debería proporcionar los documentos de trabajo por los que se regirá la auditoría, con objeto de facilitar la realización de las evaluaciones, las investigaciones y los exámenes de conformidad con los procedimientos, instrucciones y formularios establecidos para garantizar la uniformidad de las prácticas de auditoría.

4.11.4 El equipo de auditores debería poder comunicarse de manera eficaz con quienes estén siendo sometidos a una auditoría.

4.12.1 La auditoría debería comenzar con una reunión inaugural para presentar el equipo de auditores a la dirección de la compañía, resumir los métodos empleados para llevar a cabo la auditoría, confirmar que están disponibles todas las instalaciones convenidas, confirmar la fecha y hora de la reunión de clausura y tratar todos los detalles relacionados con la auditoría que requieran aclaración.

4.12.2 El equipo de auditores debería evaluar el sistema de gestión de la seguridad basándose en la documentación presentada por la compañía y en las pruebas objetivas de su aplicación efectiva.

4.12.3 Se deberían obtener pruebas objetivas mediante entrevistas y el examen de documentos. También se podrá incluir la observación de las actividades y las condiciones cuando sea necesario, para determinar la eficacia con la que el sistema de gestión de la seguridad permite cumplir las normas concretas de seguridad y protección del medio ambiente prescritas en el Código IGS.

4.12.4 Deberían documentarse las conclusiones de la auditoría. Una vez realizada la auditoría de las actividades, el equipo de auditores debería examinar las pruebas objetivas obtenidas. A continuación se deberían utilizar tales pruebas para decidir cuáles han de notificarse como casos de incumplimiento graves, casos de incumplimiento u observaciones. Dichos casos deberían notificarse relacionándolos con las disposiciones generales y particulares del Código IGS.

4.12.5 Al concluir la auditoría, y antes de que se elabore el correspondiente informe, el equipo de auditores debería celebrar una reunión con la dirección de la compañía y con las personas encargadas de las funciones de que se trate. El objetivo de esa reunión será exponer las observaciones de modo que los resultados de la auditoría se entiendan con toda claridad.

4.13.1 El informe de auditoría debería elaborarse bajo la dirección del auditor principal, que es el responsable de que el informe sea preciso y completo.

4.13.2 El informe de auditoría debería incluir el plan de la auditoría, la identidad de los miembros del equipo de auditores, las fechas y la identidad de la compañía, y las observaciones sobre los casos de incumplimiento y la eficacia con la que el sistema de gestión de la seguridad permite alcanzar los objetivos señalados.

4.13.3 La compañía debería recibir una copia del informe de auditoría y el consejo de que proporcione al buque copias de los informes de las auditorías realizadas a bordo.

4.14.1 La compañía tiene la responsabilidad de establecer y adoptar las medidas necesarias para corregir un incumplimiento o sus causas. De no corregirse el incumplimiento de determinadas prescripciones del Código IGS, la validez del documento de cumplimiento y de los correspondientes certificados de gestión de la seguridad puede verse afectada.

4.14.2 Las medidas correctivas y cualesquiera auditorías subsiguientes deberían llevarse a cabo dentro de los plazos acordados. En lo que respecta a las medidas correctivas dichos plazos no deberían exceder normalmente de tres meses. La compañía debería solicitar las auditorías de seguimiento, según se haya acordado.

4.14.3 El hecho de que no se tomen medidas correctivas adecuadas, de conformidad con las prescripciones del Código IGS, incluidas las medidas para evitar que vuelva a repetirse la situación, puede considerarse como un caso de incumplimiento grave.

4.15.1 La verificación del cumplimiento de las prescripciones del Código IGS no exime a la compañía, el personal de dirección, aquellos que efectúen las tareas delegadas en relación con los sistemas de gestión de la seguridad, los oficiales ni la gente de mar de sus obligaciones en lo que respecta al cumplimiento de la legislación nacional e internacional relacionada con la seguridad y la protección del medio ambiente.

4.15.2 La compañía tiene la responsabilidad de:

• .1 informar a sus empleados pertinentes y a aquellos que efectúen las tareas delegadas en relación con los sistemas de gestión de la seguridad acerca de los objetivos y el alcance de los certificados prescritos en el Código IGS;
• .2 designar a determinados miembros del personal para que acompañen a los miembros del equipo encargado de la certificación;
• .3 facilitar los recursos que necesiten las personas encargadas de la certificación, a fin de garantizar la eficacia del proceso de verificación;
• .4 facilitar el acceso y los medios de prueba que soliciten las personas encargadas de la certificación; y
• .5 colaborar con el equipo de verificación para que puedan conseguirse los objetivos de la certificación.

4.15.3 Cuando se hayan determinado casos de incumplimiento grave, las Administraciones y las organizaciones reconocidas deberían cumplir los procedimientos establecidos en los «Procedimientos relativos a los incumplimientos graves que se observen con respecto a lo prescrito en el Código IGS» (MSC/Circ. 1059-MEPC/Circ.401).

La organización encargada de expedir los certificados prescritos por el Código IGS es responsable de garantizar que el proceso de certificación y verificación se ejecute conforme a lo dispuesto en el Código IGS y en las presentes directrices revisadas, lo que incluye el control de gestión de todos los aspectos de la certificación, de conformidad con lo dispuesto en el apéndice de las presentes directrices revisadas.

4.17.1 Las verificaciones relacionadas con la certificación, independientemente de que sean realizadas por un equipo, deberían estar a cargo de una persona. El jefe del equipo debería tener autoridad para tomar decisiones concluyentes sobre la manera de realizar la verificación y sobre las posibles observaciones. Sus funciones deberían incluir:

• .1 la preparación de un plan para la verificación; y
• .2 la presentación del informe de la verificación.

4.17.2 El personal que participe en la labor de verificación tiene el deber de cumplir los requisitos establecidos para dicha labor, garantizar la confidencialidad de los documentos relacionados con la certificación y tratar con discreción la información confidencial obtenida.