CIRCULAR N° 015

DECIDE

DICTAR LAS DIRECTRICES PARA LA REALIZACIÓN DE RECONOCIMIENTOS Y AUDITORIAS, EN VIRTUD DE LA PANDEMIA GENERADA POR EL CORONAVIRUS COVID-19

1. La presente Circular aplica a todo buque inscrito en el Registro Naval Venezolano, cuyos certificados hayan vencido a partir del 16 de marzo de 2020, con el fin de prorrogar los certificados vencidos por un periodo de hasta 3 meses, según el caso, previo cumplimiento de lo dispuesto en este instrumento.
2. La Providencia Administrativa N° 055 de fecha 22 de agosto de 2017, relativa a las Normas para la Selección de Inspectores Navales, Inspectores Radioeléctricos, Auditores del Sistema de Gestión de la Seguridad (Código IGS) y Auditores del Sistema de Protección de Buques e Instalaciones Portuarias (Código PBIP), mantiene su plena vigencia; sin embargo, su aplicación está sujeta a los protocolos establecidos por las autoridades nacionales y regionales, en especial, las sanitarias, en cuanto a la movilización de personas, con el fin de evitar la propagación del flagelo del COVID-19.
3. El reconocimiento de las condiciones del buque, sistema de gestión de la seguridad del buque y el Plan de Protección del Buque (PPB), se ejecutarán sin la presencia física del inspector y mediante el empleo de medios electrónicos tales como correo electrónico, videos, videos conferencia, video llamadas y cualquier otra herramienta de tecnología de la información y comunicación (TIC), que permita obtener las evidencias necesarias para el reconocimiento y/o auditoria, aportados por el armador, tripulantes y/o funcionarios de las Capitanías de Puerto de las distintas Circunscripciones Acuáticas.
4. El régimen de reconocimiento y/o auditoria remota, debe garantizar que efectivamente el nivel de seguridad sea equivalente a una inspección a bordo.
5. El Armador deberá realizar una solicitud de reconocimiento y/o Auditoria, empleando el sistema automatizado que dispone el Instituto Nacional de los Espacios Acuáticos en su página web.
6. Al momento de efectuar la solicitud, el Propietario/Armador u operador deberá indicar el tipo de inspección, auditoria, aprobación de planes y/o manuales, fecha estimada de la verificación y/o auditoria.
7. La selección del Inspector Naval, Especialista Naval, Auditor, Inspector de Radio Funcionario designado por la Autoridad Acuática para conducir el reconocimiento, se efectuará de manera aleatoria a través del sistema automatizado.
8. Una vez recibida la solicitud, la Gerencia de Seguridad Marítima del Instituto verificará que los datos se correspondan con el Inspector seleccionado y los certificados objeto de revisión estén de acuerdo con las «Directrices para efectuar reconocimientos de conformidad con el sistema armonizado de reconocimientos y certificación (SARC)», (Resolución OMI A.1140(31)) y a la ley.En caso conforme se procederá con su aprobación, caso contrario, se rechazará y el sistema seleccionará otro inspector o auditor, dependiendo de los certificados objeto de revisión, El Inspector Naval, Especialista Naval, Auditor, Inspector de Radio o Funcionario de la Autoridad Acuática, recibe en su correo electrónico por parte del Instituto Nacional de los Espacios Acuáticos, a través del sistema automatizado, la designación aleatoria respectiva para conducir el reconocimiento y/o auditoria.
9. El Inspector Naval, Especialista Naval, Auditor, Inspector de Radio o Funcionario designado por la Autoridad Acuática para conducir el reconocimiento, contactará al armador del buque, para acordar los términos de contratación y cancelación de honorarios, de acuerdo al punto 27 de la presente Providencia Administrativa.De no haber acuerdo, el armador deberá ingresar al sistema y manifestar esta situación en el menú respectivo, con el fin de iniciar la nueva designación.
10. El Inspector Naval, Especialista Naval, Auditor, Inspector de Radio o Funcionario designado por la Autoridad Acuática, para conducir el reconocimiento, elaborará previamente el listado de requerimientos que le permitan hacer un diagnóstico de las condiciones del buque, debiendo para ello prever con antelación los medios informáticos con los que cuenta el buque y/o la compañía.
11. El Inspector Naval, Especialista Naval, Auditor, Inspector de Radio o Funcionario designado por la Autoridad Acuática para conducir el reconocimiento, deberá elaborar un programa de verificación y/o plan de auditoría, el cual deberá incluir entre otros:
    1. Fecha y hora prevista para dar inicio a la inspección y/o auditoria.
    2. Listado de personal, tanto de abordo como de tierra, que estarán involucrados durante la inspección y/o auditoria.
    3. Designación de la persona responsable de reunir y enviar la información requerida.
    4. La combinación de medios a ser utilizados durante la inspección y/o auditoria (videos, video conferencia, conferencia telefónica, etc.).
    5. Tiempo para remitir los recaudos solicitados por el inspector y/o auditor.
    6. Métodos de enlaces virtuales, disponibilidad y compatibilidad de los mismos, previo acuerdo con el armador.

    Esta programación formará parte del informe de reconocimiento.

12. El Inspector Naval, Especialista Naval, Auditor, Inspector de Radio o Funcionario designado por la Autoridad Acuática para conducir el reconocimiento, deberá requerir la información al armador u operador a través de correo electrónico, videos, videos conferencia, video Ilamadas y cualquier otra herramienta tecnológica de la información y comunicación (TIC) disponible.
13. El Capitán del Buque, su tripulación; la persona designada en tierra (PDT), el Oficial de Protección del Buque (OPB) y el Oficial de la Compañía para la Protección Marítima (OCPM), serán responsables de la veracidad de los datos que le sean requeridos.
14. El Inspector Naval, Especialista Naval, Auditor, Inspector de Radio o Funcionario designado por la Autoridad Acuática para conducir el reconocimiento, en función de la lista de requerimientos del buque, sustanciará un expediente que formará parte integrante del informe de reconocimiento.
15. El Inspector Naval, Especialista Naval, Auditor, Inspector de Radio o Funcionario designado por la Autoridad Acuática para conducir el reconocimiento, deberá utilizar las guías de reconocimientos establecidas en las «Directrices para efectuar reconocimientos de conformidad con el sistema armonizado de reconocimientos y certificación (SARC)», (Resolución OMI A.1140(31)), los capítulos del SOLAS, de MARPOL y demás Convenios que sean aplicables.
16. Con el fin de garantizar la responsabilidad investigativa, así como el rigor e imparcialidad para la evaluación de las conformidades, el Inspector Naval, Especialista Naval, Auditor, Inspector de Radio o Funcionario designado por la Autoridad Acuática para conducir el reconocimiento, deberá redactar un informe de reconocimiento, el cual debe contener:
    1. Juicios independientes y objetivos de conformidad con los requisitos aplicables.
    2. Informes de clase, dique, entre otros documentos.
    3. Basamento legal.
    4. Guías de verificación.
    5. Medios utilizados durante el reconocimiento y/o auditoria (videos, video conferencia, conferencia telefónica, etc.).
    6. Anexos fotográficos que demuestren el reconocimiento de acuerdo con la guía de verificación.
    7. Conclusiones, recomendaciones.
    8. Anexos.
17. Este informe de reconocimiento debe contener la mayor información posible, de manera de garantizar la objetividad y transparencia, y que se han evaluado todos los aspectos definidos en el programa de verificación y/o plan de auditoria, y que las deficiencias identificadas son tratadas conforme a la ley, soportadas por evidencias y razones apropiadas.
18. El Inspector Naval, Especialista Naval, Auditor, Inspector de Radio o Funcionario designado por la Autoridad Acuática para conducir el reconocimiento, es responsable de conservar la evidencia objetiva, videos, fotos adicionales, interacción con el personal de abordo, ya que pudiera ser requerido por la Gerencia de Seguridad Maritima.
19. El Informe de reconocimiento será remitido a la Gerencia de Seguridad Marítima y al Armador u operador a través del sistema automatizado.
20. Una vez recibido el informe de reconocimiento, se someterá a evaluación en la Gerencia de Seguridad Marítima y de acuerdo a su resultado, se aceptará el mismo y seguirá el proceso administrativo.
21. La Gerencia de Seguridad Maritima efectúa la liquidación por concepto de emisión, renovación, refrendo o prorroga de certificados.
22. El Armador u operador, realiza los pagos correspondientes y remite los respectivos comprobantes.
23. Posteriormente, la Gerencia de Seguridad Marítima procede con la emisión, renovación, refrendo o prórroga de los certificados.
24. En caso de deficiencias o incumplimientos, el Inspector Naval, Especialista Naval, Auditor, Inspector de Radio o Funcionario designado por la Autoridad Acuática para conducir el reconocimiento, será responsable del seguimiento y cierre de cada una de ellas, у presentarán a la Gerencia de Seguridad Marítima, los informes de cierre respectivos, procedimiento el cual no generará pagos adicionales a los establecidos en el numeral 26 de esta Circular.
25. De evidenciarse elementos de seguridad y salvamento vencidos, tales como, balsas salvavidas, bengalas, equipos radioeléctricos y cualquier servicio a los equipos de extinción de incendios con fechas de vencimiento a partir del 16 de marzo 2020, deberá indicarse en el informe de reconocimiento lo cual será evaluado por el Inspector Naval, Especialista Naval, Auditor, Inspector de Radio o Funcionario designado por la Administración Pública para conducir el reconocimiento, en coordinación con la Gerencia de Seguridad Marítima.
26. Los montos a ser pagados por el armador o propietario al Inspector Naval, Especialista Naval, Auditor o Inspector de Radio, por la prestación del servicio de los reconocimientos a los buques, auditorias y aprobaciones de planes por los certificados y/o aprobaciones dependiendo de su Arqueo Bruto (AB), son los siguientes:
    

    Ítem	ARQUEO BRUTO	MONTO
    1.	Entre 0 y menores a 5 AB	10 euros
    2.	Entre 5 y menores a 25 AB	20 euros
    3.	Entre 25 y menores a 50 AB	40 euros
    4.	Entre 50 y menores a 150	130 euros
    5.	Entre 150 y menores a 500 AB	160 euros
    6.	Entre 500 AB y menores a 1.500 AB	200 euros
    7.	Entre 1.500 y menores a 5.000 AB	270 euros
    8.	Buques de 5.000 AB y superior	340 euros

27. Se exceptúan del pago arriba descrito, a los buques de pesca sin cubierta de arqueo bruto igual o superior a 5 AB pero con eslora total inferior de 12 metros, así como también a los buques menores de 5 AB artesanales, incluyendo las de comunidades indígenas, las dedicadas a la pesca artesanal y de subsistencia como sustento del pescador y su grupo familiar, las de turismo y las de tracción humana, de acuerdo a las disposiciones de la Circular emanada del Instituto Nacional de los Espacios Acuáticos No. 016 de fecha 16 de octubre de 2019, la cual mantiene su vigencia.
28. La Gerencia General de Marina será responsable del cumplimiento de la presente Circular.
29. La presente Circular mantendrá su vigencia hasta que el Ejecutivo Nacional decrete la finalización del Estado de Alarma.